Mala Direta – Etiquetas

Hoje vou mostrar como fazer uma mala direta para etiquetas usando o Word e o Excel. Este mesmo tutorial irá lhe ajudar a criar etiquetas para correspondência, avisos ou lembretes que podem ser usadas para convites de festa, casamento, eventos e outras utilidades. Vamos começar.

Base de dados para a Mala Direta

O primeiro passo é ter sua base de dados pronta, ou seja, a lista com o nome das pessoas que receberão sua correspondência. Este arquivo pode ser feito no Excel e deve conter, em colunas separadas, as informações que serão usadas para montar a etiqueta, como nome, endereço, cidade, Estado, CEP, etc.

Com sua base de dados pronta, vamos começar a editar o arquivo que será impresso. Para isto, abra o Microsoft Word, vá na aba “Correspondências“, clique em “Iniciar Mala Direta” e depois “Etiquetas“.

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Na tela seguinte, será solicitado o tamanho/modelo da etiqueta. Isto pode variar desde o tamanho da folha, A4 ou Carta, ou até mesmo a quantidade de etiquetas por folha. O número do modelo está na frente da embalagem do produto, por exemplo 6092, 7088, 3180, etc. Um modelo facilmente encontrado nas lojas são as as da PIMACO, que disponibiliza um gabarito com os modelos e medidas de cada página, chamado “Parâmetros de Impressão“. Você o encontrará no site da PIMACO na seção Download. (pimaco.com.br)

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DICA: o fornecedor AVERY é o mais próximo dos modelos da PIMACO.

Ajustado o modelo/tamanho desejado, o próximo passo é buscar a base de dados, aquele arquivo do Excel com as informações sobre os destinatários da mala direta.

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Na tela seguinte, escolha a planilha que contém as informações necessárias.

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E agora vamos iniciar a “confecção” das etiquetas. Na imagem abaixo, na opção “Inserir Campo de Mesclagem” o Word trará os campos que estão no Excel. Os nomes exibidos são as linhas de cabeçalho que estão na sua planilha, desta forma, basta inserir cada campo conforme sua necessidade. Os campos devem ser inseridos na primeira célula no canto superior esquerdo do documento. Quando estiver pronto, clique no botão “Atualizar Etiquetas” e depois, usando o botão “Visualizar Resultados” podemos ver como ficará o documento quando for mesclado.

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No final do processo, no botão “Concluir e Mesclar“, eu prefiro editar os documentos individualmente ao invés de enviá-lo diretamente para a impressora. É uma mania minha, você pode fazer como quiser, claro.

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Para imprimir corretamente sua Mala Direta

E antes de encerrar este texto, deixarei aqui uma dica importante, é algo que me fez perder muita etiqueta nestes mais de quinze anos de carreira. O Microsoft Word faz um ajuste automático, no momento da impressão, entre papel A4 e Carta. Sinceramente não sei porque os desenvolvedores criaram esta função mas por padrão, ela vem sempre ativa no editor de texto, sendo necessário desativá-la manualmente para facilitar a impressão e desperdício de etiquetas. Para isto, o caminho, no Microsoft Word, é:

Arquivo (ou botão iniciar do Office) >> Opções >> Avançado

Nesta tela, você deve procurar e desativar a opção, conforme a imagem abaixo:

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Feito isto, está tudo pronto para a impressão das suas etiquetas. Na próxima postagem, explicarei como usar esta ferramenta para enviar e-mails para diversos destinatários.

Até a próxima!

  • Poções de Arte

    Muito obrigada!
    Seu tutorial me ajudou a importar os dados – fiquei um dia tentando e não conseguia.
    Valeu!!!
    Abraços.

    • Fiz este artigo para uma amiga que tinha a mesma dificuldade.
      Bom saber que te ajudou também!
      Abraço!

  • Camila Lopes

    Essa negócio do dimensionar A4/Carta me fez perder um monte de etiquetas.
    Obrigada pela dica!!!!

  • Lucas Silva

    Cara, bom artigo. Ajudou muito
    Tks!

  • tiago gaio

    e se não tiver lista existente?

    • Tiago, onde vc escolher “Usar lista existente” é só optar por “Digitar nova lista” e na tela seguinte é só inserir manualmente os dados. Se tiver muitos contatos/registros o ideal mesmo é fazer a lista separada mas ai fica a teu critério. Suerte!

  • Guilherme Flessak

    Quando coloco várias etiquetas na mesma folha, saem várias etiquetas iguais, quero uma diferente da outra, como fazer isso?

  • thiago de melo

    estou com um problema. o arquivo só está gerando a primeira folha de etiquetas e nao gera as demais da lista. está faltando algum comando ou seria algo de errado na minha lista?